Jahresabschluss & Abgrenzung
Rechnungsabgrenzung: ARA und PRA
Eine Versicherung wird im Dezember für drei Monate im Voraus bezahlt. Ein Kunde überweist im Dezember für Betreuung im nächsten Halbjahr. In beiden Fällen liegt Geld und Leistung in verschiedenen Jahren. Die Rechnungsabgrenzung schiebt den Betrag dorthin, wo er hingehört.
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Die Rechnungsabgrenzung sorgt dafür, dass Aufwand und Ertrag in dem Jahr erscheinen, zu dem sie wirtschaftlich gehören — nicht in dem, in dem das Geld geflossen ist.
Warum überhaupt abgegrenzt wird
Ein Geschäftsjahr endet an einem Stichtag, meistens am 31. Dezember. Zahlungen halten sich nicht daran. Wer im Dezember eine Versicherung für das erste Quartal des Folgejahres bezahlt, hat Geld ausgegeben — aber die Leistung noch nicht bekommen.
Ohne Korrektur trüge das alte Jahr Aufwand, der ihm nicht gehört, und das neue Jahr sähe zu gut aus. Die Rechnungsabgrenzung stellt das gerade. Sie ist der Grund, warum Zahlung und Aufwand in der Buchhaltung zwei verschiedene Dinge sind.
Zwei Fragen genügen
Jeder Abgrenzungsfall lässt sich mit zwei Fragen entscheiden. Erstens: Geht es um Aufwand oder um Ertrag? Zweitens: Kam das Geld vor oder nach der Leistung, zu der es gehört?
| Geld vor Leistung | Leistung vor Geld | |
|---|---|---|
| Aufwand | Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) | sonstige Verbindlichkeit |
| Ertrag | Passive Rechnungsabgrenzung (PRA) | sonstige Forderung |
Nur die linke Spalte ist Rechnungsabgrenzung im engeren Sinn. Die rechte Spalte führt zu ganz normalen Forderungen und Verbindlichkeiten — ein Unterschied, der in Prüfungen gern abgefragt wird.
Aktive Rechnungsabgrenzung: selbst vorausbezahlt
Eine ARA entsteht, wenn vor dem Stichtag Geld abgeflossen ist, der Aufwand aber ganz oder teilweise ins neue Jahr gehört. Der Betrieb hat also einen Anspruch auf eine künftige Leistung — deshalb steht die ARA auf der Aktivseite.
Beispiel: Am 1. Dezember werden 6.000 Euro für Dezember, Jänner und Februar bezahlt. Stichtag ist der 31. Dezember.
- Betrag je Monat: 6.000 ÷ 3 = 2.000 Euro
- Monate nach dem Stichtag: Jänner und Februar, also zwei
- Aktive Rechnungsabgrenzung: 2 × 2.000 = 4.000 Euro
- Im alten Jahr bleiben als Aufwand: 2.000 Euro
Gebucht wird am Stichtag: Aktive Rechnungsabgrenzung an Aufwand. Der zu früh erfasste Aufwand wird also vermindert und wandert als Aktivposten in die Bilanz.
Passive Rechnungsabgrenzung: Geld schon erhalten
Eine PRA entsteht umgekehrt, wenn vor dem Stichtag Geld eingegangen ist, die eigene Leistung aber erst danach erbracht wird. Der Betrieb schuldet noch etwas — deshalb steht die PRA auf der Passivseite.
Beispiel: Ein Kunde bezahlt im Dezember 12.000 Euro für Betreuung von Jänner bis Juni.
- Am 31. Dezember ist noch keine Leistung erbracht
- Passive Rechnungsabgrenzung: 12.000 Euro, also der volle Betrag
- Im alten Jahr bleibt als Ertrag: nichts
Gebucht wird am Stichtag: Ertrag an Passive Rechnungsabgrenzung. Der zu früh erfasste Ertrag wird vermindert.
Auflösung im Folgejahr
Eine Abgrenzung bleibt nicht stehen. Sie wird in der Periode aufgelöst, zu der die Leistung wirtschaftlich gehört. Aus der ARA für Jänner und Februar wird im neuen Jahr wieder Versicherungsaufwand; aus der PRA wird Ertrag, sobald betreut wurde.
Deshalb ist die Rechnungsabgrenzung eine zeitliche Brücke und kein dauerhafter Vermögenswert oder Schuldposten.
Die Umsatzsteuer bleibt außen vor
Abgegrenzt wird der Nettoaufwand oder Nettoertrag. Wann die Umsatzsteuer entsteht, richtet sich nach eigenen Voraussetzungen und wird nicht einfach zeitanteilig mitverschoben. Steuerentstehung und Erfolgsabgrenzung sind zwei getrennte Prüfschritte.
Typische Fehler
- ARA und PRA verwechseln — die Merkhilfe: Wer selbst bezahlt hat, hat einen Anspruch, also Aktiva.
- Den ganzen Betrag abgrenzen, obwohl ein Teil ins alte Jahr gehört.
- Eine Abgrenzung bilden, obwohl die Leistung im alten Jahr lag und nur das Geld fehlt — dann ist es eine Forderung oder Verbindlichkeit.
- Den Bruttobetrag abgrenzen statt des Nettobetrags.
- Die Auflösung im Folgejahr vergessen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen ARA und PRA?
Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung (ARA) hat der Betrieb selbst im Voraus bezahlt und bekommt die Leistung erst im nächsten Jahr — ein Anspruch, also Aktiva. Bei der passiven Rechnungsabgrenzung (PRA) hat der Betrieb Geld erhalten und schuldet die Leistung noch — eine Verpflichtung, also Passiva.
Wie berechnet man eine ARA?
Zuerst den Betrag je Monat ermitteln, dann nur die Monate nach dem Stichtag zählen. 6.000 Euro für Dezember bis Februar sind 2.000 Euro je Monat; zwei Monate liegen im neuen Jahr, die ARA beträgt 4.000 Euro.
Wann entsteht statt einer Abgrenzung eine Forderung oder Verbindlichkeit?
ARA und PRA gelten, wenn das Geld vor der Leistung fließt. Liegt die Leistung im alten Jahr und das Geld kommt erst später, entsteht stattdessen eine sonstige Forderung oder eine sonstige Verbindlichkeit.
Wird die Umsatzsteuer mit abgegrenzt?
Nein. Die Rechnungsabgrenzung verteilt den Nettoaufwand oder Nettoertrag. Die Umsatzsteuer folgt eigenen Regeln und wird nicht zeitanteilig mitverschoben.
Was passiert im Folgejahr mit der Abgrenzung?
Sie wird in der Periode aufgelöst, zu der die Leistung gehört. Aus der ARA wird dann wieder Aufwand, aus der PRA wieder Ertrag. Die Abgrenzung ist eine Brücke über den Stichtag, kein dauerhafter Posten.
Abgrenzung sicher entscheiden
Übe ARA, PRA, sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten an echten Datumsfällen.